Paano Mag-format ng isang Professional Business Letter sa Word

Ang isang sulat sa negosyo ay isang dokumento na ginagamit para sa pormal na pagsusulatan sa pagitan ng isang samahan at mga kliyente, empleyado, kasosyo o iba pang mga stakeholder. Ang pormalidad ng liham sa negosyo ay madalas na nakasalalay sa tatak ng kumpanya, ang layunin ng liham at ng ugnayan sa pagitan ng nagpadala at ng tatanggap. Sa anumang kaso, mahalagang maunawaan ang mga kombensyon ng pagsulat ng liham sa negosyo upang maiayos mo ang mga ito batay sa iyong mga partikular na pangangailangan.

Pagpili ng isang Format at Template

Magpasya kung ipapadala ang iyong liham sa tatanggap sa hard copy o format ng email. Ito ay depende sa layunin ng liham at tatanggap. Ang mga liham sa negosyo ay maaaring maipadala na may mga panukala sa pagbebenta sa mga kliyente, na binabalangkas ang mga pangunahing punto ng panukala. Maaari din silang magamit upang magbigay ng sanggunian para sa isang empleyado. Alamin kung paano nais ng tatanggap ang impormasyong iyong ipinapadala at pumunta sa format na iyon.

Mayroong mga template ng sulat sa negosyo na magagamit sa Microsoft Word na maaaring magamit upang mai-format ang nilalaman. Sa karamihan ng mga kaso, ang mga sulat sa negosyo ay sumusunod sa isang format na istilo ng sulat, na nangangahulugang ang lahat ng teksto ay nabibigyang katwiran sa kaliwa ng pahina. Ang titik ay nag-iisang may puwang, na may dobleng puwang sa pagitan ng mga talata. Ang isang dobleng puwang ay kilala rin bilang isang pagbalik sa karwahe, at maaaring gawin sa pamamagitan ng pagpindot sa "Enter" sa keyboard.

Pagtatakda ng Mga margin

Sa karamihan ng mga template ng sulat sa negosyo, ang mga margin ng sulat ay nakatakda sa 1 pulgada sa lahat ng panig ng pahina. Sa ilang mga kaso, maaaring kailanganin mong ayusin ang mga margin ng iyong liham sa negosyo. Halimbawa, kung ang sulat ng iyong negosyo ay may kasamang iba pang mga dokumento tulad ng isang panukala sa pagbebenta o mga spreadsheet na may iba't ibang mga margin, baka gusto mong ayusin ang iyong mga margin ng sulat upang tumugma sa natitirang mga dokumento, na nagbibigay ng pare-parehong pagtingin sa tatanggap.

Pagpili ng Mga Font

Ang mga font ay ikinategorya sa dalawang lugar: serif at sans serif. Ang mga font ng serif ay may isang maliit na nakausli na stroke na nakakabit sa mas malaking mga linya. Ang Times New Roman, Garamond at Bookman Old Style ay mga halimbawa ng mga serif font. Ang mga font ng Serif ay karaniwang mas mahusay para sa mga naka-print na materyales. Karamihan sa mga negosyo ay gumagamit ng Times New Roman.

Ang mga font ng Sans-serif ay walang maliit na nakausli na mga stroke sa mas malaking mga linya ng mga titik. Ang mga halimbawa ng mga font ng sans-serif ay sina Arial, Helvetica at Verdana. Pangkalahatan, ang mga font ng sans-serif ay mas mahusay na ginagamit para sa mga online na materyales. Hindi alintana kung pumili ka ng isang serif o sans-serif font, mas mahusay na iwasan ang mga bagong bagong font tulad ng Comic Sans o anupaman na may sumpang na pagsusulat, dahil ang mga iyon ay maaaring mahirap basahin at lumitaw na hindi propesyonal.

Ang laki ng font na pinili mo ay maaaring depende sa dami ng nilalaman na mayroon ka para sa iyong sulat at iba pang mga materyal na ipinapadala mo kasama nito. Itugma ang iba pang mga materyales kung posible para sa pagkakapare-pareho. Kadalasan, ang mga sulat sa negosyo ay nakasulat sa laki ng font na 10- o 12-point.

Pagsusulat ng Pauna

Simulan ang liham pang-negosyo kasama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay, kabilang ang iyong pangalan, pamagat ng trabaho, address, numero ng telepono at email. Gumamit ng mga linya ng solong-puwang at pagkatapos ay isang dobleng puwang bago ang petsa.

Isulat ang petsa sa format ng buwan, araw, taon. Magdagdag ng isa pang dobleng puwang, at pagkatapos ay isulat ang impormasyon ng contact ng mga tatanggap. Magsimula sa pangalan, pamagat ng trabaho, pangalan ng kumpanya, address, telepono at email, lahat ng solong spaced.

Pagkatapos nito, magdagdag ng isang dobleng puwang at isulat ang pagbati. Sa mga liham sa negosyo, karaniwang gamitin ang "To" o "Mahal," na sinusundan ng buong pangalan o kanilang pamagat plus ang apelyido. Sa mga liham pang-negosyo, gumamit ng isang colon pagkatapos ng pangalan, sa halip na isang kuwit tulad ng sa mga personal na liham.

Paghahatid ng Mensahe sa Mga Talata sa Katawan

Magpasok ng isang dobleng puwang at simulang isulat ang mga talata sa katawan. Ang mga ito ay dapat na solong-spaced, na may isang dobleng puwang sa pagitan ng bawat talata. Panatilihing maikli at malinaw ang nilalaman. Sabihin ang dahilan para sa liham, ilang sumusuporta sa impormasyon at isang tawag sa pagkilos kung kinakailangan.

Pagsara sa isang Naaangkop na Pagbati

Magdagdag ng isa pang dobleng puwang at pagkatapos tapusin ang titik na may naaangkop na pagsara, tulad ng "Taos-pusong" o "Salamat sa iyong oras." Magpasok ng ilang mga dobleng puwang upang umalis sa silid para sa isang lagda, at pagkatapos ay i-type ang iyong buong pangalan. Kung inililimbag mo ang sulat, maaari mo itong pirmahan sa asul o itim na tinta. Kung nag-email ka sa liham, maaari kang gumamit ng isang elektronikong lagda sa halip.

Kung nagpapadala ka ng mga karagdagang dokumento na may sulat, maaari kang magdoble ng puwang pagkatapos ng iyong pangalan at isulat ang "Mga kalakip." Pagkatapos nito, ilista ang mga pangalan ng mga dokumento na ipinapadala mo sa susunod na linya.