Paano Mag-archive ng Mga Folder sa Outlook upang Palayain ang Space

Ang walang sapat na libreng puwang sa iyong mailbox ay maaaring maging sanhi na makaligtaan mo ang mahahalagang komunikasyon kung sila ay dumating na puno ng iyong Outlook mailbox. Habang ang karamihan sa mga serbisyo sa email ay nagbibigay sa iyo ng sapat na espasyo sa pag-iimbak, maaari mong hilinging i-archive ang iyong mga folder upang magbakante ng karagdagang puwang sa iyong mailbox. Gamit ang Microsoft Outlook, maaari mong awtomatikong i-archive ang mga item ng folder na tumutugma sa iyong pamantayan, tulad ng mga item na mas matanda sa tatlong buwan. Maaari mo ring i-configure ang mga tukoy na folder upang awtomatikong ma-archive gamit ang tampok na AutoArchive ng Outlook.

AutoArchive isang Folder

Maaari mong i-configure ang isang folder sa Outlook upang awtomatikong i-archive ang mga email sa isang tiyak na edad.

  1. Piliin ang Folder to Archive

  2. Buksan ang folder sa Outlook na nais mong i-archive. Halimbawa, i-click ang "Mail" sa pane ng nabigasyon, at pagkatapos ay i-click ang "Inbox."

  3. Buksan ang Mga Setting ng AutoArchive ng Outlook

  4. I-click ang tab na "Folder", pagkatapos ay i-click ang pindutang "Mga setting ng AutoArchive" sa pangkat ng Mga Katangian ng laso ng Folder upang buksan ang mga katangian ng AutoArchive ng folder.

  5. Piliin Kung Gaano Kadalas Mag-archive

  6. I-click ang radio button sa tabi ng "I-archive ang Folder na Ito Gamit ang Mga Setting na Ito," pagkatapos ay piliin kung gaano mo kadalas i-archive ang folder. Halimbawa, ipasok ang "3 Buwan" sa mga pipili sa tabi ng Linisin ang Mga Item na Mas Matanda kaysa.

  7. Piliin kung Paano Mag-archive ng Data

  8. I-click ang radio button sa tabi ng isa sa mga pagpipilian para sa kung paano hawakan ang iyong mga naka-archive na item. Inirerekumenda na piliin mo ang "Ilipat ang Mga Lumang Item sa Default Archive Folder" maliban kung mayroon kang ibang lokasyon na gusto mong itabi ang iyong archive.

  9. I-save ang Iyong Mga Setting

  10. I-click ang "OK" na pindutan upang mai-save ang mga pagbabago sa mga pag-aari ng folder at paganahin ang pag-archive. Ang proseso ng archive ay maaaring tumagal ng ilang minuto upang makumpleto depende sa laki ng folder.

Manu-manong Magbakante ng Space

Sa ilang mga kaso, gugustuhin mong magkaroon ng Outlook archive ang isang folder na hinihiling. Maaari mo itong gawin gamit ang tampok na manu-manong archive.

  1. Buksan ang File Menu

  2. I-click ang menu na "File" sa Outlook.

  3. Gamitin ang Menu ng Mga Tool sa Paglilinis

  4. I-click ang drop-down na button na "Mga Tool sa Paglilinis" sa tabi ng Paglilinis ng Mailbox sa ilalim ng submenu ng Impormasyon, pagkatapos ay i-click ang "Archiveā€¦"

  5. Pumili ng isang Folder sa Archive

  6. I-click ang pangalan ng folder na nais mong i-archive. Halimbawa, i-click ang "Inbox" sa ilalim ng folder ng iyong email account.

  7. Piliin Alin ang Mga Email sa Archive

  8. Magpasok ng isang petsa sa patlang sa tabi ng "Mga item sa Archive na Mas Matandang Kaysa," o i-click ang arrow at pumili ng isang petsa, upang i-archive ang mga item na may mga petsa bago ang iyong entry. Halimbawa, ipasok ang "1/1/18" sa pag-archive ng mga item ng folder na nilikha bago ang taong 2018.

  9. Magpasya Kung Saan Itatago ang Data

  10. I-click ang pindutang "Mag-browse" kung nais mong pumili ng isang pasadyang lokasyon para sa iyong archive. Inirerekumenda na huwag mong baguhin ang lokasyon ng archive file. I-click ang pindutang "OK" upang simulan ang proseso ng archive.

Pag-iwas sa Data ng Pagkawala

Bilang default, ang iyong mga naka-archive na item ay nakaimbak sa folder na "Outlook Files" sa Aking Mga Dokumento.

Ang ilang mga server ng Microsoft Exchange ay maaaring limitahan o huwag paganahin ang iyong kakayahang i-archive ang mga item ayon sa mga patakaran sa pagpapanatili ng mail ng samahan. Tiyaking naiintindihan mo ang mga patakaran at limitasyon ng iyong kumpanya bago mo ipagsapalaran na mawalan ng data o hindi sinasadyang paglabag sa mga patakaran tungkol sa kung gaano katagal na pinapanatili ang mga email. Kumunsulta sa iyong kagawaran ng IT kung mayroon kang isa para sa karagdagang impormasyon tungkol sa kung gaano katagal naiimbak ang nai-archive na data.

Ang mga item na iyong na-archive ay maaaring matanggal mula sa iyong server ng mail. Inirerekumenda na lumikha ka ng mga pag-backup ng iyong folder ng Outlook Files upang maiwasan ang pagkawala ng access sa iyong mga naka-archive na item. Muli, tiyaking ginagawa mo ito alinsunod sa mga patakaran ng iyong samahan kung gumagamit ka ng Outlook sa trabaho.

Kung mayroon kang maraming puwang nang walang pag-archive ng data, maaaring hindi na kailangang gumamit ng mga tampok sa archive ng Outlook. Sa halip, baka gusto mong ayusin lamang ang mga email sa mga folder o kung hindi man maiimbak ang mga ito sa isang paraan kung saan madali mong mahahanap ang kailangan mo.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found