unvoyagepourlaplanete.com

Inilalagay ng mga kumpanya ang mga panloob na kontrol upang malimitahan ang mga panganib. Ang mga posibleng panganib ay kasama ang pagkalugi, hindi magandang pagganap sa mga kontrata, hindi magandang kalidad at hindi pagsunod sa mga regulasyon. Detalye ng mga pamamaraan ng dokumentasyon ang mga dokumento na kinakailangan ng kumpanya upang ipatupad ang mga control system nito at magtalaga ng responsibilidad para sa mga gawain at pagkilos. Ang mga maliliit na negosyo ay karaniwang nangangailangan ng mas kaunting dokumentasyon o mga kontrol kaysa sa mas malaking operasyon dahil ang bawat empleyado ay nagdadala ng maraming mga pagpapaandar sa trabaho at ang mga responsibilidad ay mas malinaw. Ang mabisang pamamaraan ng dokumentasyon na nagreresulta sa isang minimum na mahusay na kontrol ay maaaring magbigay sa mga maliliit na negosyo ng isang mapagkumpitensyang kalamangan.

Organisasyon

Ang batayan ng mabisang panloob na kontrol ay isang tsart ng pang-organisasyon na may kasamang mga paglalarawan sa trabaho. Ang mga pamamaraan ng dokumentasyon ay kailangang tukuyin na ang mga paglalarawan ng trabaho ay malinaw na detalyado ng mga gawain at responsibilidad ng bawat posisyon sa kumpanya. Ang mga pamamaraan ng dokumentasyon ay nagtatalaga ng responsibilidad para sa paghahanda at pag-update ng tsart ng organisasyon at kung paano ginagamit ng kumpanya ang tsart. Karaniwan ang mga empleyado ay nakakatanggap ng isang kopya na may mga detalye tungkol sa kanilang posisyon at paglalarawan sa trabaho kapag nagsisimula ng trabaho.

Mga Patakaran at Pamamaraan

Karaniwang tinutukoy ng mga pamamaraan ng dokumentasyon na ang isang manwal ng empleyado ay dapat maglaman ng lahat ng nauugnay na patakaran at dokumentasyon ng pamamaraan. Detalyado nila kung ano ang dapat isama sa manu-manong, kung sino ang responsable para sa pagsusulat at pag-update ng mga patakaran at pamamaraan, at kung paano ito maiuugnay ng kumpanya sa mga empleyado. Karaniwang tinutukoy ng mga pamamaraan ng dokumentasyon na ang mga empleyado ay tumatanggap ng isang kopya ng manwal kapag nagsimula silang magtrabaho, mag-sign na natanggap nila ito at sumasang-ayon na sumunod sa mga patakaran at pamamaraan. Nakatanggap sila ng mga pag-update kapag nangyari ito.

Mga Pahintulot at Pag-apruba

Ang mga dokumentadong tsart na pang-organisasyon at mga manwal ng empleyado ang siyang batayan para sa panloob na mga kontrol ngunit kailangan nilang maglaman ng mga aktwal na hakbang sa pagkontrol. Detalyado ng mga pamamaraan ng dokumentasyon ang mga nasabing hakbang. Inilalarawan nila ang mga dokumento na nakalista sa mga empleyado na maaaring kumuha ng mga desisyon at kung sino ang maaaring aprubahan ang mga paggasta. Ang bawat naturang dokumento ay dapat na tukuyin kung ano mismo ang maaaring pahintulutan o maaprubahan ng empleyado, kung anong form ang kukuha ng pag-apruba o pahintulot at mga limitasyon. Ang isang tipikal na halimbawa ay ang isang partikular na empleyado ay pinahintulutan na aprubahan ang isang pagbili ng hanggang sa $ 10,000 sa pamamagitan ng pagsisimula ng kaukulang karapat-dapat.

Pagsusuporta ng Dokumentasyon

Ang malakas na panloob na mga sistema ng pagkontrol ay umaasa sa pagsuporta sa dokumentasyon upang detalyado ang batayan para sa mga desisyon. Tinutukoy ng mga pamamaraan ng dokumentasyon kung anong mga desisyon ang nangangailangan ng pagsuporta sa dokumentasyon at idetalye ang likas na katangian nito. Halimbawa, ang isang pag-apruba ng order ng pagbili ay maaaring mangailangan ng isang pag-aatas. Ang pamamaraan ng dokumentasyon ay tumutukoy na ang isang empleyado ay dapat maghanda ng isang pag-aatas bago humiling ng pag-apruba ng isang order ng pagbili, at detalyado nito ang impormasyong dapat maglaman ng paghihiling.

Pag-uulat

Ang isang pangunahing elemento sa panloob na kontrol ay ang pag-uulat ng mahalagang impormasyon ng kumpanya. Ang mga pamamaraan ng dokumentasyon ay nagpapalakas sa panloob na kontrol sa pamamagitan ng pagtukoy kung anong impormasyon ang dapat isama sa mga naturang ulat, kung sino ang responsable para sa kanilang paghahanda at kung sino ang tatanggap ng mga ulat. Ang ilang mga ulat ay naglalaman ng lihim na impormasyon, at ang pamamaraan ng dokumentasyon ay dapat tukuyin kung aling mga ulat ang sensitibo at detalyadong kaukulang mga hakbang sa seguridad.

Pagkakasundo

Kahit na sa maliliit na negosyo, ang mga pamamaraan ng dokumentasyon ay nagreresulta sa iba't ibang mga dokumento na mayroong mga independiyenteng mapagkukunan. Ang isang mabisang paraan ng pagpapatunay ng kanilang katumpakan ay upang maitaguyod ang pagkakasundo sa pagitan ng maihahambing na data mula sa iba't ibang mga may-akda. Kailangang tukuyin ng pamamaraan ng dokumentasyon kung anong dapat gawin ang pagkakasundo, at kung sino ang responsable sa pagsasagawa nito. Dapat itong idetalye ang isang pamamaraan para sa pagharap sa mga pagkakaiba at magtalaga ng responsibilidad para sa paglutas ng mga pagkakaiba.