Ano ang isang ID ng empleyado?

Ang isang ID ng empleyado ay isang code na ginamit ng isang tagapag-empleyo upang natatanging kilalanin ang mga taong nagtatrabaho sa isang samahan. Pinapayagan ng mga ID ng empleyado ang naka-streamline, tumpak na pag-iingat ng record, at nakakatulong silang mapanatili ang lihim na impormasyon. Kung nagpapatakbo ka ng isang maliit na negosyo na may kaunting mga empleyado, ang ID ng empleyado ay maaaring hindi isang mabilis na pag-aalala, ngunit habang lumalaki ang iyong negosyo ay ipinapalagay nito ang higit na kahalagahan.

Bakit Hindi SSN?

Ang isang numero ng ID ng empleyado ay hindi pareho sa isang numero ng tax ID o numero ng Social Security (SSN) na itinalaga ng pamahalaang Pederal. Bagaman ang SSN ay isa pang kapaki-pakinabang na form ng ID, dapat silang mapanatiling kumpidensyal at hindi magamit para sa pang-araw-araw na pag-iingat ng record. Ang mga magnanakaw ng pagkakakilanlan ay naghahanap ng mga SSN dahil natatanging kinikilala nila ang mga mamamayan ng US. Tukuyin ang mga magnanakaw ay maaaring gumamit ng mga numero ng Social Security upang lumikha ng pekeng mga kard sa pagkilala at iba pang mapanlinlang na dokumento. Mas mahirap gawin ito sa mga ID ng empleyado, dahil wala silang paggamit sa labas ng mga panloob na talaan ng isang kumpanya.

Ang Suliranin na "John Smith"

Habang lumalaki ang iyong kumpanya, tumataas ang posibilidad na mag-empleyo ka ng maraming tao na may parehong pangalan, lalo na para sa mga karaniwang pangalan. Bagaman maaaring makatulong ang mga gitnang pangalan at pamagat tulad ng "Doctor" na makilala ang mga tao, hindi ito laging gumagana. Ang isang sistema ng mga natatanging ID ng empleyado ay nagbibigay-daan sa iyo upang makilala at account para sa mga taong may parehong pangalan.

Format ng ID Code

Kapag lumikha ka ng isang ID ng empleyado, ang format ay ganap na nasa iyo. Maaari itong maging isang numero o isang kombinasyon ng mga titik, numero at iba pang mga simbolo. Maaaring gamitin ng isang negosyo ang ID upang makilala ang uri ng empleyado; halimbawa, ang isang "T" na sinusundan ng ilang mga digit ay maaaring makilala ang taong iyon bilang isang tekniko. Ang ilang mga kumpanya ay gumagamit ng isang sunud-sunod na scheme ng pagnunumero kung saan ang mga manggagawa na sumali nang maaga ay may mababang bilang, at ang mga tinanggap sa paglaon ay nakakakuha ng mas mataas na mga numero.

Sentral na Pagkontrol ng Mga Numero ng ID

Mahalagang magtalaga ang iyong negosyo ng mga bagong numero ng ID sa isang solong o sentralisadong lugar sa kumpanya, tulad ng departamento ng Human Resources, o para sa maliliit na negosyo, ang accountant o ang iyong payroll person. Sa pamamagitan ng pagsasentro ng responsibilidad, binabawasan nito ang pagkakataong magbigay ng parehong numero sa higit sa isang tao, o para sa parehong tao na magtapos ng maraming numero. Ang pagiging natatangi ay mahalaga para sa isang maayos na gumagana na sistema ng accounting.

Multi-purpose ID

Posibleng gumamit ang iyong samahan ng isang numero ng empleyado para sa maraming layunin. Halimbawa, ang isang hindi nabayarang intern ay maaaring wala sa system ng payroll, ngunit kailangan pa rin nila ng mga mapagkukunan tulad ng mga key at pag-access sa computer. Kung kinukuha ng iyong kumpanya ang intern, maaari nilang panatilihin ang parehong numero; hindi mo kailangang muling ipasok ang mga ito sa iyong accounting system.

ID ng empleyado at Mga Database

Ang mga ID ng empleyado ay tumutulong na gawing mahusay ang computerized record sa pamamagitan ng pagbawas ng kalabisan ng impormasyon. Halimbawa, ang isang file ng empleyado ay maaaring mayroong ID ng empleyado, pangalan, address ng bahay at numero ng telepono. Ang isang file upang subaybayan ang oras ng bakasyon ay maaaring may numero lamang ng ID at petsa ng bakasyon. Ang computer ay nag-uugnay ng dalawang mga file nang awtomatiko gamit ang numero ng ID, na nagpapahintulot sa iyo na makita ang pangalan ng empleyado at ang kanilang oras ng bakasyon sa isang ulat.

Empleyado kumpara sa employer ID

Huwag lituhin ang isang ID ng empleyado sa employer ng ID (EIN). Ang huli ay isang code na itinalaga ng pamahalaang Pederal sa mga negosyo para sa mga layunin sa buwis at pag-uulat. Ito ay katulad sa isang numero ng Social Security, dahil natatanging kinikilala nito ang kumpanya. Anumang negosyo sa US na nagtatrabaho sa mga tao ay nangangailangan ng isang EIN.