Mga Tungkulin ng isang Receiver ng Front Desk
Ang pagkuha ng isang front-desk na tumatanggap upang magsilbing mukha ng iyong kumpanya ay nagsisimula sa isang maayos na paglalarawan ng trabaho na binabalangkas ang mga tungkulin ng posisyon. Isama sa paglalarawan ng trabaho ang mga tipikal na responsibilidad na kinakailangan ng mga tagatanggap, ngunit huwag mag-atubiling magdagdag ng mga tungkulin na partikular sa iyong negosyo, tulad ng paghawak sa pagkumpleto ng panimulang papeles kapag unang dumating ang mga bagong kliyente. Hangga't ang paglalarawan ng trabaho ay malinaw na pauna at tinali ang mga tungkulin sa patas na suweldo, makakatulong ito sa iyo na makahanap ng perpektong tao para sa trabaho.
Mga Bumibisitang Bisita sa Negosyo
Isa sa mga pangunahing tungkulin ng isang front-desk na tanggap sa bisita ay batiin ang mga bisita. Ang resepsyonista ay ang una, at kung minsan lamang, ang mga taong bumibisita sa iyong tindahan o opisina ay maaaring makilala. Bagaman ito ay isang tungkulin sa antas ng pagpasok, ang isang matagumpay na pagtanggap ay dapat na parehong mahusay na tagapagbalita at isang malakas na tagapangasiwa, kumportableng nakikipag-ugnay sa mga indibidwal ng lahat ng mga pagkumbinsi at antas ng propesyonal.
Kapag dumating ang mga panauhin, dapat na tanggapin sila ng resepsyonista ng front-desk, kung minsan ay kinukuha ang kanilang mga coats, nagbibigay ng mga pampapresko at pagsagot sa mga pangunahing tanong tungkol sa negosyo, tulad ng oras ng pagpapatakbo. Dapat gawing punto ng resepsyonista na maging sapat na may kaalaman upang makapagbigay ng isang maikling paliwanag tungkol sa mga produkto at serbisyong inaalok ng iyong kumpanya.
Pagsagot sa Mga Papasok na Tawag
Bilang karagdagan sa mga personal na pagbati, responsibilidad ng isang front-desk na tanggap sa pagsagot sa lahat ng mga papasok na tawag. Nakasalalay sa laki ng iyong kumpanya, dapat na maging bihasa ang tagapanggap sa iyong system ng telepono upang magawa ang gawaing ito. Ang mga tawag sa pag-screen ayon sa hiniling, ang mga ruta ng receptionist ay tumatawag sa kanilang tamang tatanggap, kumukuha at nagpapasa ng mga mensahe kung kinakailangan.
Pamamahagi ng Papasok na Mail
Sa ilang mga kumpanya, ang isang front-desk na tanggap ay nangangasiwa sa pamamahagi ng mga papasok at papalabas na mail. Kapag dumating ang mail, pinag-uuri ito ng resepsyonista, tinatanggal ang junk mail at kinikilala ang mga piraso ng pinakamataas na priyoridad. Ipinamamahagi ang mail alinsunod sa patakaran ng kumpanya.
Ang isang resepsyonista sa harap ng desk ay maaaring maghatid ng bawat piraso ng mail nang direkta sa tatanggap nito o ilagay ang mga parsela sa isang naaangkop na slot ng mail ng interoffice. Pumirma rin ang resepsyonista para sa mga prioridad o magdamag na mga pakete pagdating nila.
Paghahanda ng Papalabas na Mail
Sa pang-araw-araw, naghahanda ang front-desk na receptionist ng papalabas na mail para sa pagkuha ng postal service o overnight courier. Kung ang isang indibidwal o negosyo ay nangangailangan ng mga dokumento na nagmamadali, ang resepsyonista ay nakikipag-ugnay sa isang serbisyo sa messenger at nagbibigay ng lahat ng kinakailangang mga tagubilin.
Mga Gawain na Pang-administratibo at Clerical
Ang isang front-desk na tanggap ay maaari ring magsagawa ng iba't ibang mga gawain sa clerical, kabilang ang pagbalangkas ng sulat, paghahanda ng mga financial spreadsheet at paglikha ng mga presentasyon. Ang pamamahala ng mga kalendaryo ng mga nakatatandang kasapi ng koponan at paggawa ng mga kaayusan sa paglalakbay sa negosyo ay maaari ding mapailalim sa ilalim ng pananaw ng front-desk na tanggap sa mga maliliit o katamtamang laking negosyo. Sinisingil din minsan ang front-desk na tanggap sa pag-order ng mga kagamitan sa tanggapan, pag-file ng mga dokumento, paggawa ng mga photocopie, at pagpapadala at pagtanggap ng mga fax. Sa ilang mga pagkakataon, ang taong nakaupo sa harap ay maaari ring magsagawa ng mga gaanong gawain sa pag-bookkeep.
