Halimbawa ng Mga Minuto sa Pagpupulong

Ang mga minuto ng pagpupulong ay hindi lamang isang cheat sheet ng sinabi sa pagpupulong ng tauhan noong nakaraang linggo. Ang mga minuto ay maaaring pormal na ligal na mga dokumento na kumakatawan sa opisyal na aksyon ng lupon ng mga direktor ng kumpanya o ng pamumuno ng isang entidad ng pamahalaan. Dahil ang minuto ang opisyal na tala ng aktibidad ng negosyo at ng gobyerno, nagbabayad ito upang mabuo ang mga ito nang mabisa. Kung nagsusulat ka ng kamay ng mga tala sa papel, maaaring makatulong kung mayroon kang isang naka-print na form upang mailagay mo ang naaangkop na impormasyon kung saan ito pupunta. Maaari ka ring lumikha ng isang form sa computer kung dalhin mo ang iyong laptop o elektronikong kuwaderno upang magamit sa panahon ng pagpupulong.

Impormasyon sa Header

Kasama sa mga minuto ang isang header ng petsa at lokasyon ng pagpupulong. Itinatala ng header kung sino ang naroroon at kung sino ang may excuse absent, at karaniwang kinikilala nito ang taong nagsilbing pinuno ng pulong at kalihim ng recording. Ang mga pagpupulong na nagaganap nang sabay-sabay sa maraming lugar - halimbawa, sa pamamagitan ng videoconferencing - karaniwang itinatala ang pagdalo batay sa lokasyon.

HALIMBAWA:

Minuto ng Pagpupulong ng A-1 Company Board of Directors Mayo 4, 2017 Executive Board Room, Headquarters BuildingRobert Johnson, chairman at Kyle McGregor, kalihim ng recordingKasalukuyan: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Panimulang Materyal

Karaniwang nagsisimula ang mga minuto sa eksaktong oras na tinawag ng namumuno na opisyal ang pagpupulong upang mag-order. Sa karamihan ng mga pagpupulong, ang mga unang item sa agenda ay may kasamang mga pagpapakilala, mga pahayag mula sa namumunong opisyal at pag-apruba ng mga minuto ng nakaraang pagpupulong. Kunan ang mga pangunahing puntos na inalok sa panahon ng mga pangungusap ng namumunong opisyal. Kung ang mga miyembro ay nag-alok ng anumang mga susog sa mga minuto ng nakaraang pagpupulong, itala nang tumpak ang mga pagbabago.

HALIMBAWA:

Tinawag ni G. Johnson ang pagpupulong upang mag-order ng 2:46 ng hapon. Matapos ang impormal na pagpapakilala, inanunsyo ni Johnson na ang kanyang pusa kamakailan ay naglaan ng anim na kuting. Sa mosyon ni Ms. Hawthorne, ang mga minuto ng pagpupulong noong Hulyo ay pinagtibay ng lubos na pagsang-ayon maliban sa salitang 'trak' sa talata 15 na sinaktan at pinalitan ng salitang 'semi tractor.'

Agenda ng Pahintulot

Bagaman ang bawat pagpupulong ay may magkakaibang istraktura, pormal na pagpupulong - lalo na para sa mga pangkat ng gobyerno - karaniwang nagsisimula sa isang "agenda sa pagsang-ayon," na higit pa sa isang serye ng mga ulat at pahayag na hindi nangangailangan ng isang boto. Ang agenda ng pahintulot ay madalas na may kasamang pagsusulatan, mga ulat mula sa mga komite at iba pang materyal na impormasyon lamang.

Itala ang mga pangunahing puntos para sa bawat item na tinalakay sa panahon ng agenda ng pahintulot, na kinikilala ang paksa ng pag-uusap at anumang pangunahing mga komentong inaalok ng mga miyembro habang bukas ang talakayan.

HALIMBAWA:

Binasa ni Gng Smith ang tala ng isang liham mula sa XYZ Manufacturing Company na may petsang Nobyembre 4. Pinuri ng liham ang pagiging propesyonalismo ng dibisyon ng transportasyon sa pagpapabilis ng isang mahusay na profile na paghahatid ng produkto. Si G. Perez, sa ngalan ng dibisyon ng transportasyon, ay nagsabi na ang XYZ ay gumawa ng mahusay na trabaho sa pagbibigay ng detalyadong mga tagubilin sa ruta.

Business Agenda

Ang agenda ng negosyo ay kung saan ang aksyon - ang bahagi ng pagpupulong kung saan nakikipagdebate at bumoto ang mga miyembro sa iba't ibang mga item sa pagkilos. Para sa mga pormal na minuto, dapat isulat ng kalihim ang aktwal na kilos na binoto at ang tunay na tally ng boto, kabilang ang kung sino ang bumoto at laban sa tanong. Karaniwan, nakukuha rin ng kalihim ang isang buod ng debate, kasama ang mga pangunahing puntong binigkas ng bawat miyembro na nagsalita.

Sa teknikal na paraan, walang bagay tulad ng isang pagboto upang "umiwas." Ang pag-iwas ay nangangahulugang hindi na bumoto. Ang mga taong nais na itala na hindi sila pabor o tutol sa isang bagay ay dapat na bumoto sa "kasalukuyan".

HALIMBAWA:

Binuksan ni Johnson ang talakayan sa isang invoice mula sa ABC Widgets sa halagang $ 21,434.87. Sinabi ni Ms Hatoyama na ang invoice ay naaprubahan ng komite sa pananalapi noong nakaraang linggo. Sinabi ni G. Michaels na suportado niya ang nagpapatuloy na gawain sa ABC Widgets. Lumipat si Hatoyama upang aprubahan ang invoice mula sa ABC Widgets, Inc., sa halagang $ 21,434.87. Sumunod si Ms. Sandborn. Dinala ng Motion ang 4-2, kasama sina Hatoyama, Sandborn, Michaels at Smith na pabor at kinontra nina Perez at Clark.

Pangwakas na Kagamitan

Karamihan sa mga minuto ay karaniwang nagtatapos sa oras na naantala ang pagpupulong. Ang mga minuto ay pinirmahan ng namumuno na opisyal at ng kalihim ng pagtatala, bagaman kung ang kalihim ay isang miyembro ng pagboto ng pangkat, kung gayon ang pirma ng kalihim lamang ang madalas na sapat.

HALIMBAWA:

Inantala ni Johnson ang pagpupulong sa ganap na 7:14 ng gabi. Ang susunod na pagpupulong ay naka-iskedyul sa Agosto 5 ng 3 ng hapon. sa executive board room.

Nilagdaan, Robert Johnson, chairman Kyle McGregor, kalihim ng recording