Ang Pagkakaiba sa Pagitan ng isang Invoice at isang Resibo
Sa panahon ng pagbebenta ng mga kalakal o serbisyo, ang isang mamimili at isang nagbebenta ay pumapasok sa isang kasunduan upang makipag-transaksyon sa negosyo at kumpletuhin ang isang transaksyong pampinansyal. Ang kasunduan ay maaaring pasalit o nakasulat, at ang mga tuntunin ng transaksyon ay maitatala o idodokumento sa isang invoice at isang resibo. Ang mga invoice at resibo ay mga mapagkukunang dokumento para sa accounting; ang isang invoice ay tinatawag ding bill. Ginagamit ang mga invoice at resibo sa accounting upang maitala ang mga transaksyon sa benta at upang mai-account ang mga hiling at resibo para sa pagbabayad.
Mga Invoice na Ibinigay ng isang Nagbebenta
Ang isang invoice ay isang bayarin, o isang kahilingan para sa pagbabayad, para sa isang pagbebenta. Inililista nito ang mga kalakal o serbisyong ibinibigay ng nagbebenta sa customer, kasama ang mga presyo, kredito, diskwento, buwis at kabuuang dapat bayaran. Maaari rin itong magsama ng impormasyon sa kredito, isang numero ng invoice, pangalan ng isang salesperson at anumang mga espesyal na programa sa pagbebenta.
Halimbawa, maraming mga invoice ang nagpapahintulot sa mamimili ng 30 araw na magbayad at mag-alok ng diskwento para sa pagbabayad sa loob ng unang 10 araw ng petsa ng invoice. Ang isang invoice ay may kasamang impormasyon sa pakikipag-ugnay sa negosyo para sa nagbebenta, kabilang ang pangalan ng negosyo, address, numero ng telepono, numero ng fax at web address. Kasama rin dito ang impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa mamimili at ang petsa ng transaksyon sa pagbebenta. Ang mga invoice ay hindi dapat malito sa mga order ng pagbili, na nakasulat na mga kahilingan mula sa mga mamimili sa mga nagbebenta na nagpapahintulot sa pagpapadala o paghahatid ng mga kalakal na may kasunduang magbayad.
Mga Resibo upang Patunayan na Ginawa ang Pagbabayad
Ang isang resibo ay dokumentasyon na ang pagbabayad ay nagawa upang maisakatuparan ang isang pagbebenta. Nagsisilbi itong patunay ng pagmamay-ari sa karamihan ng mga kaso. Inililista nito ang mga kalakal o serbisyo, presyo, kredito, diskwento, buwis, kabuuang halaga na nabayaran at paraan ng pagbabayad. Ang mga resibo sa pangkalahatan ay may kasamang impormasyon tungkol sa mga mamimili at nagbebenta, sa iba't ibang mga format at sa iba't ibang degree.
Halimbawa, ang mga pagbili ng point of sale, tulad ng pagbili ng gas para sa isang kotse sa isang gas station, ay may kumpletong impormasyon sa pakikipag-ugnay ng nagbebenta ngunit limitado ang impormasyon ng mamimili. Ang isang resibo ay patunay ng pagbabayad ng mamimili.
Mga Tagapag-isyu at Tatanggap
Ang mga invoice at resibo ay nabuo ng mga nagbebenta, mangangalakal at nagtitinda at ibinibigay sa mga mamimili, customer o kliyente. Ang mga kagawaran ng accounting, kawani ng benta at kawani ng serbisyo sa customer ay maaaring mag-isyu ng mga invoice sa mga customer. Ang mga tanggapan ng mga doktor at dentista ay naglalabas ng mga invoice sa mga pasyente para sa ibinigay na mga serbisyo. Ang isang waiter o waitress ay naglalabas ng isang invoice, na tinatawag na panukalang batas o tseke, sa mga kainan sa mga restawran para sa pagkaing inorder nila.
Ang mga tatanggap ng mga resibo ay karaniwang mga customer ngunit maaaring mga accountant o bookkeepers, pati na rin ang mga third party na tumatanggap ng mga resibo bilang patunay ng pagbabayad ng customer para sa paglilitis sa pananalapi.
Mga paggamit ng mga Invoice at Resibo
Ginagamit ang mga invoice upang humiling ng bayad mula sa mga mamimili, subaybayan ang mga benta, tulungan makontrol ang imbentaryo at mapadali ang paghahatid ng mga kalakal at serbisyo. Ginagamit din ang mga invoice upang subaybayan ang mga inaasahang kita sa hinaharap at upang pamahalaan ang mga ugnayan ng customer sa pamamagitan ng pag-aalok ng mga kanais-nais na pagpipilian sa pagbabayad, tulad ng pinalawig na tagal ng panahon para sa pagbabayad o mga diskwento para sa maagang pagbabayad o pagbabayad ng cash.
Ang mga resibo ay ginagamit ng mga mamimili o kostumer upang patunayan na nagbayad sila para sa isang item, lalo na sa mga sitwasyon sa pagbabalik kung saan may kalakal o depekto ang mga kalakal.
