Paano Gumawa ng W-2 na Maibibigay sa Iyong Mga empleyado

Ang Enero ay palaging isang abalang buwan para sa mga kagawaran ng accounting at maliliit na may-ari ng negosyo habang naghahanda sila ng mga dokumento sa buwis para sa mga empleyado at kanilang negosyo. Ang Pahayag ng Bayad at Buwis ng isang empleyado, na kilala bilang W-2, ay ang opisyal na dokumento na ginamit upang mag-ulat ng mga kita na maaaring buwis pati na rin ang halaga ng buwis na pinigil para sa Social Security, Medicare, at mga pamahalaang pang-estado at lokal. Ang mahalagang dokumento na ito ay hindi lamang ginagamit ng Internal Revenue Service (IRS) para sa mga layunin sa buwis, ngunit sa haba ng buhay ng isang empleyado, ang kanyang kasaysayan ng kita ay ginagamit ng Social Security Administration (SSA) upang matukoy ang pagiging karapat-dapat at mga benepisyo sa pagretiro.

Pag-unawa sa W-2

Bago gumastos ng oras sa pagpuno ng anumang form, tiyaking gumagamit ka ng tamang form. Kinakailangan ang mga employer na punan ang mga W-2 form para sa sinumang empleyado na pinagbayaran nila, kasama ang mga pagbabayad na hindi bayad, kapalit ng mga serbisyo sa buong taon.

Kahit na hindi ka isang opisyal na negosyo, ngunit magbayad ng isang tao bilang isang empleyado sa sambahayan, dapat kang mag-file ng isang W-2 para sa kanila. Gayunpaman, kung nagbayad ka ng isang kontratista (hindi nagtatrabaho) para sa trabaho, kakailanganin mong gumamit ng ibang form, ang 1099-MISC.

Mga Bagay na Kakailanganin Mo

  • W-2 form at W-3 form

  • Taunang mga numero ng payroll

  • Taunang mga pigura sa pagbawas

  • Payroll accounting software

  • Printer

  1. Piliin ang Iyong Format ng Pag-file

  2. Mayroon kang dalawang mga pagpipilian pagdating sa pag-file ng iyong mga dokumento sa W-2. Maaari mong punan ang mga form ng papel o mag-file ng elektronikong paraan sa website ng Mga Serbisyo sa Online ng SSA.

  3. Mga Form ng Papel

  4. Kung pinili mong gamitin ang mga form sa papel, dapat mong orderin ang mga ito mula sa IRS. Madali ang online na pag-order ay magagamit sa website nito sa www. irs.gov/orderforms. Siguraduhing mag-order ng form para sa tamang taon; sa Enero ay pinupunan mo ang mga form para sa taong natapos lamang, hindi sa kasalukuyang taon. Palaging mai-print nang malinaw sa itim na tinta. Maaari kang magsumite ng hanggang sa 249 mga form ng empleyado gamit ang pamamaraang ito.

  5. Pag-file ng Electronic

  6. Ang isang mas mabilis na paraan upang ma-file ang iyong mga form ay sa pamamagitan ng paggamit ng libreng website ng Business Services Online (BSO) na pinamamahalaan ng SSA. Kakailanganin mong mag-set up ng isang account at password, na dapat palitan nang regular.

  7. Maaari mong manu-manong mag-input ng hanggang sa 50 empleyado bawat pagsumite sa pamamagitan ng sistemang ito. Maaari ka ring mag-upload ng isang naka-format na file ng sahod para sa maraming mga empleyado. Ang mga tagubilin para sa pag-format ay maida-download mula sa website ng BSO.

  8. Ipunin ang Impormasyon sa sahod ng empleyado

  9. Patakbuhin ang mga ulat sa buod ng payroll para sa bawat empleyado. Dapat idetalye ng mga ulat kung gaano karaming pera ang nabayaran nila sa buong taon pati na rin ang halaga ng mga buwis na pinigil para sa pederal na buwis sa kita, mga buwis ng estado at lokal, buwis sa Social Security at Medicare.

  10. Ipasok ang Data Sa Bawat Form

  11. Sundin ang mga tagubiling ibinigay ng IRS para sa pagpunan ng bawat form na W-2. Ipapasok mo ang sumusunod na impormasyon:

    • Pangalan, address at numero ng Social Security para sa bawat empleyado
    • Ang pangalan ng iyong negosyo, address, EIN (Numero ng pagkakakilanlan ng employer) at numero ng ID ng estado
    • Kabuuan para sa sahod, tip at iba pang kabayaran
    • Kabuuan para sa mga buwis sa bawat kategorya
    • Mga eleksyong pagpapaliban o itinalagang mga kontribusyon sa Roth IRA, kung naaangkop
    • Buwis na gastos ng employer na bayad sa kalusugan o life insurance, kung naaangkop
  12. Kapag nagpapasok ng data sa mga online form, i-save ang data pagkatapos ng bawat entry. Maaari kang lumabas sa website kung kailangan mo at bumalik upang makumpleto ang iyong trabaho sa ibang pagkakataon.

  13. Suriin ang Iyong Nakumpletong W-2s

  14. Matapos ipasok ang lahat ng iyong empleyado na W-2s, suriin ang mga ito para sa kawastuhan. Inirekomenda ng SSA na mag-print ng mga hindi opisyal na kopya at ibibigay ito sa iyong mga empleyado upang suriin. Partikular na suriin ang mga pagbaybay ng pangalan, tamang mga address at iwasto ang mga numero ng Social Security. Kung isumite mo ang mga form at makahanap ng mga pagkakamali sa paglaon, kakailanganin mong isumite ulit ang isang naitama na form.

  15. I-print at Ipamahagi ang Iyong Mga Form

  16. Kapag na-verify na tama ang lahat, i-print ang iyong mga W-2 at ipamahagi ang mga ito sa iyong mga empleyado. Tiyaking ipadala ang mga ito sa kanila nang hindi lalampas sa Enero 31 upang matugunan ang deadline ng IRS.

  17. Magsumite ng mga Form sa SSA

  18. Ang huling hakbang ay i-file ang lahat ng mga form sa SSA. Bagaman ginagamit ng IRS at mga pamahalaang pang-estado at lokal ang W2 upang mapatunayan ang mga kita, ito ay ang Social Security Administration na nangangasiwa sa pag-file ng mga dokumentong ito. Sa kapwa papel at elektronikong pamamaraan, makakatanggap ka rin ng isang W-3, na form ng Transmittal of Wage at Tax Statement; dapat itong isumite kasama ang bawat batch ng W-2s.

  19. Isipin ang W-3 bilang "total" na card. Ililista mo ang lahat ng iyong pagkilala sa impormasyon ng employer at ang kabuuang halaga na binayaran o pinigil sa bawat naiulat na kategorya para sa iyong buong kumpanya. Ibibigay mo rin ang kabuuang bilang ng mga indibidwal na W-2 na isinumite ng iyong kumpanya. Ang W-3 ay gumaganap bilang isang tseke upang makilala ang anumang mga error sa iyong pagsumite.

  20. Tip

    Huwag mag-print ng isang kopya ng pulang bersyon ng form na W-2 na matatagpuan sa website ng IRS at ipadala ito sa SSA. Ang form ay hindi maaaring i-scan at hindi tatanggapin; baka maparusahan ka pa. Sa halip, mag-order ng mga form ng papel nang direkta mula sa IRS at i-mail ang mga ito o mag-file ng elektronikong sa Social Security Administration sa pamamagitan ng site ng mga serbisyong online.