Ang Pagkakaiba sa Pagitan ng isang Kahilingan at isang Order ng Pagbili
Ang pagkumbinsi sa iyong mga empleyado upang punan ang labis na mga gawaing papel kapag kailangan nila ng mga materyales o suplay ay maaaring maging mahirap, ngunit ang paglalagay ng isang sistema ng pagkuha ay makakatulong makontrol ang mga gastos at lumilikha ng isang bakas sa papel kapag sinusubukan mong i-audit ang iyong mga account sa pananalapi. Ang mga kinakailangan sa pagbili at mga order ng pagbili ay mga pangunahing dokumento sa proseso ng pagkuha ng mga item na kailangang patakbuhin ng iyong negosyo, na ginagawang pamantayan ang proseso ng pag-order ng panloob at panlabas.
Tip
Ang isang pangangailangan sa pagbili ay isang form na ang isang panloob na kagawaran ng iyong kumpanya, tulad ng mailroom, ay isinumite sa mga item sa kagawaran ng pagbili ng iyong kumpanya na nais na mag-order ang departamento ng pagbili mula sa isang panlabas na vendor. Kapag naaprubahan na ng departamento ng pagbili ng isang negosyo ang hinihiling sa pagbili, naglalabas ito ng isang order sa pagbili sa panlabas na vendor ng mga hiniling na kalakal, na pinasimulan ang transaksyon sa pagbebenta.
Pagsumite ng isang Kahilingan sa Pagbili
Ang isang pangangailangan sa pagbili ay isang form na ang isang panloob na kagawaran ng iyong kumpanya, tulad ng mailroom, ay isinumite sa mga item sa kagawaran ng pagbili ng iyong kumpanya na nais na mag-order ang departamento ng pagbili mula sa isang panlabas na vendor. Kahit na ang mga indibidwal na form ay magkakaiba ayon sa negosyo, ang mga kinakailangan sa pagbili sa pangkalahatan ay nangangailangan ng tukoy na impormasyon, kabilang ang pangalan ng departamento na humihiling ng mga item, ang eksaktong bilang ng mga item na hiniling, isang pangkalahatang paglalarawan ng mga item, ang ligal na pangalan ng karaniwang tagatustos sa labas at ang inaasahang presyo ng pagbili. Ang isang paghingi ng pagbili ay naaprubahan o tinanggihan ng departamento ng pagbili.
Kailan Kinakailangan ang Mga Kahilingan?
Para sa maliliit na pagbili, madalas na karaniwang pamamaraan para sa panloob na mga kagawaran na bumili ng mga item nang direkta mula sa mga nagtitinda gamit ang isang credit card ng kumpanya at laktawan ang proseso ng paghingi ng kabuuan sa departamento ng pagbili. Karaniwan, ang mga negosyo ay nangangailangan ng isang paghihiling sa pagbili kapag ang isang iminungkahing pagbili ay lumampas sa isang tiyak na halaga. Halimbawa, ang Tufts University ay nangangailangan ng isang order ng pag-aatas para sa karamihan ng mga pagbili na lampas sa $ 2,000. Ang iba pang mga negosyo ay nangangailangan ng mga order ng pag-aatas para sa mas maliit na mga pagbili. Mga Order sa Pagbili
Nagbibigay ng Mga Order sa Pagbili
Kapag naaprubahan na ng departamento ng pagbili ng isang negosyo ang hinihiling sa pagbili, naglalabas ito ng isang order sa pagbili sa panlabas na vendor ng mga hiniling na kalakal, na pinasimulan ang transaksyon sa pagbebenta. Ang mga order sa pagbili ay dapat may kasamang ilang impormasyon, tulad ng pangalan ng tanggapan ng pagbili, mga item na binibili, address ng ship-to, mga tuntunin sa pagbabayad, mga tagubilin sa pag-invoice at numero ng order ng pagbili. Upang matulungan sa pag-iingat ng record, ang mga order ng pagbili ay karaniwang may parehong numero sa nauugnay na paghihiling sa pagbili. Kapag natanggap ng vendor sa labas ang order ng pagbili, nagiging isang umiiral na kontrata sa parehong mamimili at nagbebenta.
Mga Order sa Pagbili para sa Panloob na Mga Transaksyon
Ang isang pangangailangan sa pagbili ay isang panloob na dokumento na ipinadala mula sa isang kagawaran patungo sa isa pa na humihiling sa kumpanya na bumili ng mga item mula sa isang panlabas na vendor. Karaniwan, ang isang order sa pagbili ay isang panlabas na dokumento na pupunta sa isang panlabas na partido bilang bahagi ng isang transaksyon sa pagbebenta. Gayunpaman, maaari rin itong magamit sa loob. Minsan ang isang kagawaran ng isang negosyo ay nagnanais na bumili ng kagamitan o materyales mula sa ibang kagawaran; sa mga ganitong kaso, maraming mga negosyo ang nangangailangan ng departamento ng pagbili upang magsumite ng isang order sa pagitan ng pagbili.
Ang mga order sa pagitan ng pagbili ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa tanggapan ng pananalapi o accounting sa malalaking negosyo kung saan ang mga kagawaran ay may magkakahiwalay na badyet sa pagpapatakbo.
