Ang Mga Advantage at Disadvantages ng Spreadsheets

Sa negosyo, ang pagpaplano ng istratehiko ay mahalaga at nangangailangan ng wastong impormasyon upang makagawa ng mga pangunahing desisyon. Ang pagpili ng mga tamang tool para sa pag-input, pagsubaybay, pag-aaral at pag-iimbak ng data ay makakatulong sa mga may-ari ng negosyo at manager na gumawa ng pinakamahusay na mga pagpipilian para sa negosyo ng kanilang kumpanya. Ang isa sa mga bahagi sa loob ng mga suite ng pagiging produktibo ng software ay ang spreadsheet. Ang mga spreadsheet ay popular sa mga accountant at kabilang sa mga nais mangolekta at subaybayan ang data, ngunit may ilang mga limitasyon, na maaaring hindi gawin silang pinakamahusay na pagpipilian para sa bawat aplikasyon sa opisina.

Advantage: Pagsasaayos ng Data

Ang mga spreadsheet ay madalas na napupunta sa tool para sa pagkolekta at pag-aayos ng data, na kabilang sa pinakasimpleng paggamit nito. Madaling mailalagay ang impormasyon sa maayos na mga haligi at hilera at pagkatapos ay pinagsunod-sunod ayon sa uri ng impormasyon. Bagaman ang isang malaking koleksyon ng data ay maaaring napakalaki upang tingnan ang hilaw na kalagayan nito, pinapayagan ng mga tool sa loob ng programa ang gumagamit na lumikha ng mga pagtatanghal kung saan ang data ay nasuri at isinaksak sa mga chart ng pie o mga talahanayan para sa madaling pagtingin at interpretasyon.

Dehado: User Bias

Gayunpaman, ang downside ay ang impormasyon lamang na pinili ng gumagamit para sa pagtatasa ay kasama sa mga presentasyong ito, at samakatuwid, ang iba pang nauugnay na impormasyon na maaaring maka-impluwensya sa paggawa ng desisyon ay maaaring maibukod, hindi sinasadya. Upang gawing mas madaling gamitin at komprehensibo ang pag-uulat ng data, pinipili ng mga kumpanya na gumamit ng mga tool sa pag-uulat tulad ng Tableau at Qlik, sa halip na umasa lamang sa spreadsheet.

Advantage: Mga Pagkalkula ng Streamline

Walang may gusto na gugulin ang lahat ng kanilang oras sa trabaho sa paggawa ng paulit-ulit na mga kalkulasyon. Ang mahusay na apela ng mga spreadsheet ay ginagawa ng programa ang lahat ng matematika para sa gumagamit. Kapag nakasulat ang isang pormula at ang programa ay may itinakdang utos, madaling makalkula ang mga kumplikadong kalkulasyon para sa nauugnay na data na na-input. Pinapayagan nitong magtanong ang mga gumagamit ng "paano kung" mga uri ng mga katanungan at upang madaling makuha ang mga sagot na kailangan nila nang hindi na kailangang muling ibalik ang mga kalkulasyon.

Halimbawa, kung ang spreadsheet ay naka-set up upang makalkula ang iyong kabuuang kita, kapag ang anumang variable tulad ng gastos sa bawat yunit, gastos sa pagpapadala, o diskwento sa pagbebenta ay binago, awtomatikong muling kinalkula ng software ang bagong kita ng batayan batay sa bagong impormasyon.

Kakulangan: Ang Pag-aaral ng Syntax ay Tumatagal ng Kasanayan

Ang mahirap na bahagi para sa maraming mga gumagamit, ay ang mga kalkulasyon ay dapat na ipasok sa spreadsheet bilang mga formula. Kinakailangan nito ang pag-aaral ng tamang syntax para sa bawat uri ng pagkalkula na nais mong gawin. Bagaman maraming mga klase ang magagamit upang malaman ang mga kasanayang kinakailangan upang magamit ang mga formula, maraming mga gumagamit pa rin ang nahihirapan sa kanila. Kung ang syntax ay hindi tama, hindi ibabalik ng programa ang tamang impormasyon kapag naipatakbo ang mga kalkulasyon. Bilang karagdagan, kung ang mga gumagamit ay nag-input ng maling data, kahit sa isang cell lamang ng spreadsheet, ang lahat ng mga nauugnay na kalkulasyon at mga cell ay maaapektuhan at may maling data.

Advantage: Maramihang Pag-access ng Gumagamit

Sa pakikipagtulungan ngayon na kapaligiran sa trabaho, maraming mga gumagamit sa loob ng isang tanggapan ang madalas na nangangailangan ng pag-access sa parehong mga dokumento. Kung gumagamit ng Microsoft Excel, maaaring ibahagi ang mga spreadsheet, ngunit isang gumagamit lamang ang maaaring magbago ng data nang paisa-isa. Kung ang mga lokal na kopya ay ginawa at na-update, ang ibang mga gumagamit ay hindi magkakaroon ng pag-access sa bagong data. Nag-aalok ang Google Sheets ng solusyon sa pagbabahagi ng file at pinapayagan ang maraming mga gumagamit na mag-access at mag-update ng isang solong form.

Magkaroon ng kamalayan na, sa parehong mga kaso, walang kasaysayan ng file. Samakatuwid, hindi mahalaga kung sino ang gumawa ng mga pagbabago anumang oras, kapag ang anumang mga pagbabago ay ginawa, nawala ang nakaraang kasaysayan ng impormasyon.

Dehado: Kakulangan ng Seguridad

Ang isa pang kawalan ng spreadsheet ay ang kawalan ng seguridad para sa iyong mga file. Karaniwan, ang mga spreadsheet ay hindi gaanong ligtas at samakatuwid ay may mas malaking panganib para sa katiwalian ng data o maling pamamahala ng impormasyon. Ang mga file na naglalaman ng sensitibong impormasyong pampinansyal ay maaaring hindi ligtas mula sa mga hacker, kahit na protektado ang password.

Ang iba pang mga uri ng software ng pagkolekta ng data samakatuwid ay maaaring isang mas angkop na pagpipilian. Ang Access, Oracle o ilang iba pang form ng relational database ay nagtayo ng mga pag-iingat na protektahan ang integridad ng data at maiwasan ang muling pagsasaayos ng impormasyon. Halimbawa, sa isang spreadsheet, ang isang gumagamit ay maaaring pag-uri-uriin ang isang haligi ng impormasyon at maaaring hindi sinasadyang maging sanhi ng nauugnay na impormasyon, tulad ng una at apelyido, na maging hindi mai-sync. Sa kaibahan, ang isang database ay panatilihin ang lahat ng mga bahagi ng isang record na pinag-isa, sa gayon tinitiyak ang mas mahusay na integridad ng data.