Ang Mga Tampok ng isang Impormasyon sa Sistema ng Pamamahala

Ang isang sistema ng pamamahala ng impormasyon ay nangongolekta at namamahala ng data na nakaimbak sa iba't ibang mga format at ginawang madali itong ma-access sa mga taong nangangailangan nito. Kadalasan, ang isang maliit na negosyo ay nangangailangan lamang upang pamahalaan ang mga dokumento sa opisina at mga spreadsheet at gawing magagamit ang mga ito sa mga empleyado. Ang iba ay maaaring mangailangan upang mangolekta at mamahala ng detalyadong impormasyon sa data ng customer. Ang iba pang mga sistema ng pamamahala ng impormasyon ay nagbibigay ng magagamit na data sa malalaking mga organisasyon o kahit na sa publiko sa pamamagitan ng isang website.

Anuman ang mga kinakailangan ng isang samahan, isang mahusay na sistema ng pamamahala ng impormasyon ay dapat na magawa mangolekta at mag-imbak at pamahalaan ang data in ang mga format na kailangan mo at maghatid ng impormasyon kung kinakailangan sa mga naaangkop na platform sa mga taong nangangailangan nito.

Pag-unawa sa Mga Sistema ng Pamamahala ng Impormasyon

Sa halip na isang solong pakete ng software, isipin ang isang sistema ng pamamahala ng impormasyon bilang isang sistema ng mga patakaran na itinakda ng iyong kumpanya upang matukoy kung paano nangongolekta, nag-iimbak at nag-access ng impormasyon ang mga empleyado. Kung ang iyong negosyo ay kasalukuyang gumagamit ng maraming iba't ibang mga produkto na hindi nakikipag-usap sa bawat isa, maaaring kailanganin mo ang tulong ng isang dalubhasa, tulad ng isang naidagdag na muling pagbebenta, upang isama ang iyong data bago mo mailagay ang isang sistema ng pamamahala ng impormasyon sa lugar.

Ang Impormasyon ay Dapat Kolektahin at Itago

Karamihan sa mga kumpanya ay may impormasyon sa iba't ibang mga iba't ibang mga format na nakaimbak sa higit sa isang lugar. Ang ilang mga file ay maaaring maiimbak sa isang server ng kumpanya, habang ang iba ay nakaimbak ng lokal sa mga desktop at laptop, habang ang iba pa ay nakaimbak sa cloud, na may mga serbisyo tulad ng Google Drive o Microsoft OneDrive. Ang mga dalubhasang tool, tulad ng isang Client Relation Management (CRM) software o isang software na pamamahala ng imbentaryo ay maaaring mapanatili ang impormasyong malaya sa ibang mga sistemang ito.

Ang isang sistema ng pamamahala ng impormasyon ay sentralisahin ang impormasyon kaya't hindi ito nadoble sa iba't ibang mga lugar o sa iba't ibang mga format, na kadalasang humahantong sa bahagyang magkakaibang mga bersyon ng mga dokumento na naa-access sa iba't ibang mga tao sa iba't ibang oras.

Halimbawa: Kung mayroon kang isang CRM software, ang lahat ng impormasyon ng kliyente ay dapat na nakaimbak doon at hindi na doble sa iba pang mga lugar. Ang mga dokumento at spreadsheet ay dapat na nasa server ng kumpanya o sa isang cloud solution, kung saan naa-access ang mga ito sa lahat, nai-back up at na-secure.

Dapat Pamahalaan ang Impormasyon

Dapat na may access ang mga manager sa lahat ng impormasyon ng kumpanya na kinakailangan ng kanilang mga kagawaran. Dapat nilang aprubahan o tanggihan ang mga pagbabago sa kasalukuyang mga dokumento pati na rin ang paglikha ng mga bagong dokumento. Dapat ay nai-back up ang data upang kung ang isang file ay tinanggal o nakompromiso, maaari itong maibalik. Dapat ding higpitan ang pag-access sa data upang ang mga nangangailangan lamang ang makakagamit nito.

Halimbawa: Kung ang isang empleyado ay gumawa ng pagbabago sa isang karaniwang liham na ipinadala sa mga customer, magawang suriin at aprubahan ng manager ang pagbabago, o ibalik ang dokumento sa isang naunang bersyon. Ito ay isang karaniwang tampok sa mga system tulad ng Google Drive, OneDrive at Microsoft SharePoint, kung saan ang mga may-ari ng mga dokumento ay maaaring aprubahan o tanggihan ang mga pagbabago pati na rin limitahan ang mga kakayahan sa pag-edit at ang kakayahang mag-access ng impormasyon sa mga tukoy na tao.

Dapat Ma-access ang Impormasyon

Para sa ilang maliliit na negosyo, ang pagkakaroon ng impormasyong mai-access lamang sa mga computer ng kumpanya ang kailangan lamang. Ngunit ngayon, higit pa at maraming mga negosyo ang nangangailangan ng impormasyon upang ma-access sa labas ng site, pati na rin sa mga tablet at smartphone. Maaari itong makamit sa pamamagitan ng pag-access ng impormasyon sa isang ligtas na web server at, sa maraming mga kaso, sa pamamagitan ng isang mobile app.

Halimbawa: Gamit ang Microsoft Sharepoint, maaari kang mag-set up ng isang website ng portal ng kumpanya na ginagamit lamang ng mga empleyado. Maaaring mag-set up ang mga tagapamahala ng mga daloy ng trabaho para sa mga proyekto upang matiyak na ang lahat ay nag-aambag kung kinakailangan. Maaari ring magtakda ang mga tagapamahala ng mga kinakailangan sa pag-apruba para sa mga pahinang nai-publish sa portal ng kumpanya at magtakda ng mga pahintulot sa mga tukoy na empleyado o grupo upang matiyak na ang mga pagbabago ay ginagawa lamang ng mga taong pinahintulutan na gawin ito. Maaaring ma-access ng lahat ang impormasyon sa pamamagitan ng isang web browser o sa pamamagitan ng SharePoint app sa kanilang mga tablet at smartphone.